Ach zei ze, 25 jaar geleden besliste ik samen met de huisarts wat er moest gebeuren. Natuurlijk weken we wel eens van de regels af, maar ook toen hadden we geen overvloed aan handjes aan het bed en moesten we ook slim en zuinig zijn. Het verschil met nu is dat er een heel kantoor is met allemaal administratie. Ongeveer 30% is indirect bezig en vooral met regeltjes in de weer en administratie. Het is een grote papier fabriek geworden………… Ik moest aan haar woorden denken toen ik onderstaande foto zag.

Slimmer werken is helaas nog niet altijd zo slim. Herbert weet er alles van, met of zonder sociale media.

Alexander Crépin

Doorgaans is het lastig om invloed te krijgen op hoe mensen individueel kennis genereren. Sociale media werken als de wandelgangen, ze ontstaan vaak spontaan. Ze zijn moeilijk beheersbaar of aan te sturen. Ze bieden de mogelijkheid om informeel van gedachten te wisselen. Zoals we er nu tegenaan kijken vervangen de sociale media de wandelgangen overigens niet. Ze bieden de mogelijkheid om op de virtuele wandelgangen anderen tegen te komen, die je op de fysieke wandelgangen niet tegen zou komen.  Het is van belang je niet blind te staren op de sociale media om ontmoetingen tot stand te brengen. Het oude en vertrouwde ontmoeten vervult nog steeds een belangrijke rol.

Faciliteren van ontmoetingen

Bij elkaar zetten van medewerkers is geen garantie voor een leerzame en levendige discussie. Deze ontstaat doorgaans pas op het moment dat er een gemeenschappelijk belang is. Bij elkaar brengen van mensen met een gedeelde ambitie of een gedeelde betrokkenheid en passie helpt. Er zijn vele mogelijkheden om dit te doen. Enkele voorbeelden van voorwaarden en gelegenheden voor kennisuitwisseling:

• Gezamenlijke lunches of koffiepauzes organiseren
• Vieren van successen in de organisatie
• Vrijdagmiddag borrel om de week af te sluiten
• Werken met de deur open
• Personeelsuitjes
• Deelname aan congressen en werkconferenties
• Ontmoetingsplaatsen creëren rond koffiemachines
• Langere pauzes in vergaderingen en bijeenkomsten
• Bijeenkomsten organiseren met mensen die interessant zijn voor elkaar
• Flexibele werkplekken
• Op dezelfde dag naar kantoor komen (in geval van virtueel kantoor)
• Organiseren van sportevenementen en oprichten van sportclubs
• Samen reizen naar of voor het werk
• Verjaardagen vieren
• Open dag voor familie en vrienden
• Organiseren van een kennisbeurs waar deelnemers stands kunnen inrichten over hun werk en vrij kunnen rondlopen, praten en oppikken wat ze waardevol lijkt

Faciliteren van online kennisdeling

Tools selecteren in samenspraak met gebruikers en deze aanbieden om benodigde informatie te ontsluiten, te structureren, te delen is een stap die genomen moet worden. Toegang bieden tot informatiebronnen en netwerken waar de benodigde kennis te vinden is. Met behulp van deze tools kan de gelegenheid gegeven worden om ervaringen uit te wisselen en vaardigheden te ontwikkelen om efficiënter te zoeken.

De organisatie kan ook helpen om kennis(gebieden) te inventariseren en de kennis, maar bovenal de “wijsheid” vast te leggen die nuttig is voor de organisatie op korte en lange termijn.

Dit type tools bevordert het kunnen, maar in eerste instantie gaat het om willen! Het boeiende is dat sociale media hun kracht mede ontleent aan de acceptatie, cq. gebruik op uitvoerend niveau. Men ervaart de voordelen veelal privé, in een veilige omgeving. Maar betekent dit dat men zich op en in het werk ook een houding weet aan te meten die past bij efficiënt gebruik van sociale media?

Waar een wil is, is een weg en die is al zo oud als de weg naar Rome.

Niet in de oude top down valkuil vallen

Aan de hand van dit soort vragen kan een beeld verkregen worden over de kans van slagen van de introductie van sociale media als hulpmiddel om onderlinge uitwisseling te bevorderen. Als middel om het werk slimmer te organiseren. Ook met gezond verstand kom je een heel eind. Het is niet al te ingewikkeld om aan de eigen medewerkers 15 tot 20 vragen te stellen over delen van kennis binnen de organisatie. Rode draad bij de vraagstelling zou moeten zijn: relevantie, geloofwaardigheid, toegankelijkheid en de kwaliteit van de inhoud.

• welke informatie en welke kennis hebben ze nodig om hun werk te doen?
• welke rol speelt de leidinggevende in de informatievoorziening, in toegang tot kennis?
• welke informatie missen ze?
• op welke kennis/ervaring zouden ze nog meer een beroep willen doen?
• wat weerhoudt hen dit te doen?
• wat zou kunnen veranderen om hun werk slimmer te doen?
• hoe ervaren ze de huidige praktijk inzake delen van kennis en ervaring met collega’s?
• wat gaat goed en wat zou beter kunnen
• welke voordelen heeft dit voor betrokkene?
• welk belang heeft de organisatie als dit beter gaat?
• wat zouden hun prioriteiten zijn om delen van kennis en ervaring te verbeteren?
• wie maken er op het werk gebuik van hun kennis van zaken?
• hoe wordt er buiten de organisatie gebruik gemaakt van de kennis van zaken van betrokkene?
• op wie buiten de eigen organisatie wordt wel eens een beroep gedaan?
• in welke mate maakt betrokkene gebruik van internet om informatie te vinden, antwoorden te krijgen?
• hoe zou internet de toegang tot informatie, het delen van informatie kunnen verbeteren?
• wat is een blog?
• wat is een sociaal netwerk?
• wat is wikipedia
• van welke van deze sociale media maakt betrokkene gebruik?
• etc etc.

 Wat is nu de crux: ga het niet bedenken, kies voor een aanpak waarbij de wijsheid binnen de organisatie benut wordt. Bedenk het niet zelf, zoek naar aanknopingspunten om vanuit het werk aan de slag te gaan.

 Succes,

Alexander Crépin

De eerste stap is ervaring krijgen om de mogelijke voor- en nadelen te ervaren. Men moet in proeftuinen ervaren wat het inzetten van sociale media betekent. Hoe en in welke mate draagt dat bij aan betere samenwerking, aan het sneller behalen van resultaat. Leidt het er inderdaad toe dat  makkelijker gebruik gemaakt kan worden van de kennis en ervaring in “het netwerk”?  

 3 pijlers om kennis beter te delen

Nonaka, een Japanse kennis management guru, stelt dat organisaties de fysieke, virtuele en mentale ruimte moeten creëren waarin mensen kennis met elkaar kunnen uitwisselen. Sociale media kunnen bij dit tweede en derde punt ondersteunen.

Voorbeelden van fysieke factoren die kennis uitwisselen bevorderen zijn o.a. te vinden in mijn eerdere blogs. Hierin verwijs ik naar voorbeelden van Ikea en Microsoft. Zij houden bij de inrichting van hun kantoren rekening met bevorderen van ontmoetingen tussen collega’s, van het bieden van gelegenheid om inzichten en ervaringen te delen.

Bij virtuele ruimte komt o.a. technologie om de hoek kijken. Sociale media spelen daarbij een centrale rol. Het beleid inzake hanteren van technologie ten behoeve van kennismanagement en business intelligence is maakt er ook deel van uit.

 Mentale ruitme voor delen van informatie en kennis?

Wat zijn zoal mentale factoren die een rol spelen bij actieve kennis uitwisseling? Dan hebben we het over aspecten van de organisatie cultuur. Volgens Nonaka kan hier nog veel winst behaald worden.

Naar mijn idee kan bij mentale ruimte onder meer gedacht worden aan organisatie cultuur aspecten zoals:

• is er vertrouwen dat succes gedeeld wordt en dat misbruik van vertrouwen veroordeeld wordt?
• is kennis macht of een voorrecht om jezelf en anderen te verrijken?
• in welke mate is er sprake van politiek, berekenend gedrag van managers en medewerkers?
• is het ikke. Ikke, ikke en de rest kan …… of is het samen sterker?
• geeft de leiding het goede voorbeeld als het gaat om informeren en betrekken van medewerkers?
• is het normaal dat medewerkers zaken uitwisselen zonder tussenkomst of toezicht?
• is informatie exclusief voor/van de specialisten of voor/van iedereen?
• worden successen om kennis te delen onderkend en beloond?
• is er een brede of beperkte visie op vernieuwing? Is vernieuwing gefocust op technologie en/of organisatorische / sociale aspecten?
• welke rol spelen medewerkers in het realiseren van meerwaarde, hoe vervangbaar zijn medewerkers?
• is kennis de onderscheidende factor naar concurrenten of de wijze waarop de informatie wordt gebruikt? In termen van Seth Godin: goede recepten zijn er overal, maar dat betekent niet dat je overal lekker kunt eten!
• is het normaal om te kunnen beschikken over “state of the art” informatie / kennis?
• streeft men absolute kwaliteit na tegen mooie prijs, kwantiteit tegen scherpe prijs of is vernieuwing de motor achter het succes?
• verlangt de omgeving transparantie op het gebied van informatie
• is benodigde informatie vrijelijk te vinden of voor iedereen te koop
• zijn informatie en kennis een concurrentie factoren
• welke reputatie heeft men zelf in de markt, in de netwerken waarbinnen met opereert?

Resumerend: er zijn vele vragen die aandacht vragen wanneer men sociale media gaat inzetten op gebied van kennis delen.

Alexander Crépin

Met de komst van sociale media zijn organisaties steeds beter in staat om tegen een acceptabele kosten een netwerk van talenten op te bouwen en te onderhouden. Organisaties 2.0 zijn gebaat bij het opzetten van en /of participeren in een of meerdere talent communities. Linkedin en Facebook bieden hiertoe al mogelijkheden en die staan in de tijd bezien nog in de kinderschoenen. In deze denkrichting krijgen recruiters ook een andere rol. Zij moeten zich gaan richten op Talent Relatie Management. In de volgende presentatie heb ik e.e.a. nader uitgewerkt.

Klik hier om deze presentatie te bekijken 

Alexander Crépin

Omdat sociale media interactief werken krijgen vrager en aanbieder alle gelegenheid om er snel achter te komen of ze al dan niet op dezelfde lijn zitten. Ze weten in “no time” of ze de vraag duidelijk gesteld hebben, of ze elkaar begrijpen. Informatie en kennis uitwisselen is vervolgens een kwestie van afstemming tussen betrokken. In andere woorden: ze dragen er aan dat informatie en kennis meerwaarde krijgen. In de woorden van Huysman om “sociaal kapitaal” waarde te laten krijgen.

 Sociale Media hulpmiddel

In de moderne benadering van kennismanagement dragen KM structuren bij aan het transparant maken van kennis. Social media blijken hierbij een prima bruikbaar hulpmiddel, net name door het vereenvoudigen van onderling contact tussen (kennis) werkers en het gebruiksvriendelijk faciliteren van informatie-uitwisseling.

Slim afstemmen, verbinden en verzilveren van de kwaliteiten van individuele medewerkers, van de leden in het sociale netwerk, benutten van de kracht van het collectief (groep, project, team, netwerk, community) en de ondersteunende informatietechnologie, zijn meer en meer kenmerkend voor sociale innovatie op basis van laagdrempelige internet technologie.

Sociale media maken het mogelijk om allerlei vragen en problemen sneller en slimmer op te lossen. Dat gebeurt omdat ze betrokkenen in en rond een organisatie helpen om ZELF hun verschillende manieren van werken af te stemmen, om samen ergens aan te werken, om kennis, ideeën en ervaringen uit te wisselen. Sociale media bevorderen de spontane, ongestructureerde kennisoverdracht die zo essentieel is voor het succes van een organisatie.

Via de sociale media weten medewerkers weten elkaar gemakkelijker te vinden op basis van zowel hun inhoudelijke kennis - in ‘verticale’ netwerken - als op basis van hun competenties, relaties met andere collega’s of op hun beschikbaarheid, -in de ‘horizontale’ netwerken-.

Sociale media maken een andere type organisatie mogelijk. Ze stellen ons in staat echt afscheid te nemen van de functioneel ingerichte organisatie, waarbinnen de hokjes geest zo belemmerend werkt. Tja wat is wijsheid?…………….

Een kenmerk van deze tijd is dat met name de jongere generatie talenten aan de slag wil en niet eindeloos wenst te blijven praten en schrijven over een onderwerp. Dat is enerzijds begrijpelijk omdat dat dan hun eigen gebrek aan expertise & inzicht minder duidelijk wordt. Anderzijds je leert doorgaans het meeste door te doen.

Ik zeg wel eens: Bij Het Nieuwe Werken geldt net als bij zwemmen en seks, je leert het niet door er over te lezen, te schrijven en te praten. Maar daar houdt de vergelijking ook op. Hierdoor wordt het ook mogelijk om te zeggen, dat je beter klein kunt beginnen. Begin in een proeftuin. Door te doen en te laten zien wat je bedoelt, worden doorgaans de implicaties van wat je doet duidelijker. Je ervaart wat wel en niet werkt in jouw organisatie. Implementeren van het nieuwe werken kan voor iedereen succesvol zijn, wanneer de juiste stappen gezet worden.

In de volgende presentatie wordt bovenstaande verder uitgewerkt.

Klik hier om deze training te bekijken

Veel leerplezier.  Mijn workshops zijn intensief en zijn niet een kwestie van “even” door een paar slides heen lopen. Neem er ”even” de tijd voor.

Alexander Crépin

Fundamenteel speelt dat we in de transitie naar een nieuwe tijd zitten. Peter Senge formuleert het heel goed wanneer hij stelt: ….Occasionally something different happens, a collective awakening to new possibilities that changes everything over time The Renaissance was such a shift, as was the Industrial Revolution So, too, is what is starting to happen around the world today (Peter Senge in The Necessary Revolution). In deze uitspraak laat hij goed zien dat het lastig is om de nieuwe tijd te benoemen als je er midden in zit. Analyse van de ontwikkelingen deed Kessels al in 2001 concluderen dat het accent verschuift van regels, procedures, systemen, methoden en technieken naar de mens……   Het Nieuwe Werken lijkt hier een onderdeel van te zijn.

In deel 2 van de workshop sta ik wat langer stil bij wat HNW nu inhoudt. Is het nu echt zo nieuw of is het oude wijn in nieuwe zakken? Naar mijn idee is het een “normale” stap in de evolutie van arbeid en organisatie. Werken aan slimmer werken is van alle tijden. Slimmer werken betekent doorgaans ook loslaten van oude en vertrouwde inzichten. Het interessante van deze tijd is dat er inzichten / paradigmas losgelaten moeten worden die kenmerken waren voor wat we als “normaal” hielden. In een paper uit 2008 stelt IBM: “Change is the new normal”. De dynamiek van de hedendaagse werkomgevingen verlangt herbezinning op wat “normaal” is.  Cliff Shirky geeft een “praktische” verklaring voor het ontstaan van nieuwe vormen van arbeid en organisatie: hiërarchie gaat niet zozeer afbrokkelen, maar de voordelen van hiërarchie gaan verdwijnen als gevolg van gebruik van ICT, van sociale media………

Omdat de mens centraal staat, biedt HNW voor HR tal van kansen om leiderschap te tonen bij het nemen van gerichte stappen naar een nieuwe tijd. Dat verlangt doorgronden van wat er gaande is en analyseren wat in de eigen organisatie mogelijk is en in welk tempo. Belangrijk is om HNW niet te onderschatten. HNW raakt vele kanten van de organisatie, ICT, HRM, Inkoop, Facilities, Kwaliteit, Klanten Service e.d. Vanuit al die disciplines wordt er vanuit verschillende ervaringen door verschillende mensen gekeken naar Het Nieuwe Werken. HNW is nimmer doel op zich. HNW kan alleen succesvol worden met een integrale benadering en als er (top & down) eenduidigheid is inzake doelstellingen.

Er zijn geen standaard recepten, aan de slag met HNW is maatwerk. Dat is vervelend voor degenen die “even een trucje willen toepassen” Het maakt het naar mijn idee alleen maar uitdagender om er een “meetbaar” succes van te maken.

klik hier om training te bekijken

Mijn workshops zijn intensief en zijn niet een kwestie van “even” door een paar slides heen lopen. Neem er ”even” de tijd voor.

Alexander Crépin

Er zijn een tweetal zaken die naar mijn overtuiging bijdragen aan de aandacht voor HNW: de ontwikkelingen in de ICT maken mogelijk en betaalbaar wat in het recente verleden alleen voor de happy few toepasbaar was. De tweede ontwikkeling is dat stabiele werkomgevingen steeds meer plaats maken voor dynamische werkomgevingen. De verschuiving van massa naar maatwerk voor de individuele klant, maakt dat er gezocht wordt naar werkvormen die daar op aansluiten. Dat betekent onder meer meer autonomie en betere onderlinge afstemming.

Hieronder het eerste deel uit een serie van workshops van mij over Het Nieuwe Werken. Het is een drieluik geworden. Beginnen met Het Nieuwe Werken verlangt dat je je goed verdiept in de implicaties. Deze training is dan ook intensief en is niet een kwestie van “even” door een paar slides heen lopen. Neem er ”even” de tijd voor.

klik hier om training te bekijken

Alexander Crépin

Kennis kun je ook bezien als iets dat voortvloeit uit de aanpak van vraagstukken of projecten. Kennis is in deze optiek een resultante van handelen. Bij zoeken naar wijsheid in de organisatie, probeer je op het spoor te komen van de inzichten die daaruit zijn voortgekomen.Inzicht krijgen in de wijsheid van de organisatie impliceert dan dat betrokkenen achteraf vaststellen welke kennis (voor anderen) behouden zou moeten worden en daarom opgeslagen moet worden (efficiënte kennis).

 Eveneens welke kennis hergebruikt moet worden en daartoe opgenomen moet worden in regels, richtlijnen en procedures (renderende kennis). Alsmede welke kennis zich leent voor vernieuwing en daarom als basis kan dienen voor de innovatie van producten, diensten en processen (innoverende kennis).

Uiteindelijk ben je op zoek naar wijsheid in en rond de organisatie

Wijsheid is de sleutel tot waardecreatie. Voor organisaties is wijsheid te beschouwen als de kunst om in alle omstandigheden “juist” te oordelen en te handelen. Terugkijken is dan een goede manier om te bepalen of er efficiënte, renderende en/of innoverende inzichten, kennis is verkregen. Deze reflectie leidt tot beter inzicht tot meer kennis van zaken. Met name als de resultaten van de reflectie toegankelijk gemaakt kunnen worden, wanneer ze gedeeld worden met de mogelijkheid om er weer inzicht aan toe te voegen

In dit proces kunnen sociale media een goede rol spelen.

Denk maar eens aan het volgende: Wanneer noemen we iemand wijs? Iedereen weet wel iemand te noemen op wiens wijsheid hij zo nu en dan een beroep doet dan wel zou willen doen. Wijsheid deel je in conversatie, in dialoog. Vroeger “leerden” de ouderen de jongeren aan de hand van verhalen. Zij droegen hun kennis en (levens)wijsheid over door te vertellen.

Sociale media bieden hier een prachtig platform voor. Het is genoegzaam bekend wat er tegenwoordig met een simpele webcam, met een simpele video camera wordt gedaan en hoe verhalen vastgelegd worden. Kijk op youtube. Neem ook de voorbeelden in gedachte die in deze blogserie door mij gebruikt worden. Het is geen rocket science meer! Zeker voor degenen die het lastig vinden om hun kennis en wijsheid aan het papier toe te vertrouwen, biedt video een prachtige uitkomst. John Chambers vindt het prachtig. Schrijven kost hem veel te veel tijd. Maar hij spreekt makkelijk 200 worden per minuut!

Met toevoeging van de juiste zoekworden, met Tags, kunnen anderen snel op het spoor komen van de op video vastgelegde boodschappen, verhalen, tips, aanwijzingen etc.

Alexander Crépin